Logiciels de caisses certifiés

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Les commerçants doivent s’adresser à l’éditeur de leur logiciel ou fournisseur (voire fabricant) de leur matériel pour obtenir un certificat, ou une attestation individuelle ou le faire mettre à jour… voire le remplacer.

En théorie, l’Etat doit d’ici la fin d’année désigner les éditeurs homologués étant suffisamment « fiables » pour fournir ces attestations ou certificats.

Date d’effet : 1er janvier 2018

Objectif : Lutter contre la fraude à la TVA (14 milliards € dont 3 milliards € de fraude à la caisse enregistreuse)

Public concerné : Professionnels assujetti à la TVA (y compris bénéficiant de la franchise en base) et enregistrant les paiements de leurs clients via un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse

Dispositifs concernés :

  • Caisses enregistreuses autonomes
  • Terminaux de points de vente (caisses informatisées et connectées)
  • Logiciels d’encaissement
  • Logiciels de comptabilité et de gestion

Contenu :

  • Certificat NF 525 d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données
  • Impossibilité d’effacer l’historique des transactions et de modifier le stock en conséquence
  • En cas de modification ou de correction d’un paiement, nouvel enregistrement d’ajustement (plus ou moins) et non modification de l’enregistrement initial
  • Clôture journalière, mensuelle et annuelle des données
  • En cas de système centralisateur de plusieurs sources (plusieurs caisses ou points de vente), conservation des données centralisées et traçabilité des remontées de chaque terminal ou caisse
  • Restitution possible des données en cas de contrôle
  • Conservation durant 6 ans minimum
  • Certificat délivré par un organisme accrédité ou attestation individuelle nominative délivrée par l’éditeur du logiciel, pour chacun des appareils et logiciels – Fourniture par l’éditeur du système
  • Nouveau certificat ou nouvelle attestation individuelle fournie avec toute nouvelle version du logiciel ou tout nouveau matériel

Contrôles du Service des Impôts :

  • Visite inopinée pour vérifier la détention d’un certificat ou d’une attestation individuelle
  • Présenter les certificats et attestations
  • Ou prouver la non utilisation d’un logiciel ou système de caisse pour enregistrer les paiements
  • Ou dans le cadre d’un contrôle fiscal

Sanctions :

  • Amende de 7 500 €
  • Fourniture d’un certificat sous 30 jours en cas de contrôle inopiné (annulation de l’amende)
  • Mise en conformité sous 60 jours
  • Contrôle fiscal
  • En cas de faux certificat ou de fausse attestation individuelle, 3 ans d’emprisonnement et amende de 45 000 €

Démarches :

Mes logiciels et appareils sont-ils conformes ?

  • Contacter l’éditeur ou le fournisseur
  • Oui
  • Obtenir un certificat ou une attestation
  • Non
  • Mettre à jour et obtenir un certificat ou une attestation
  • Ou remplacer ces appareils et logiciels, notamment les caisses enregistreuses  autonomes incapables d’enregistrer les paiements

Au regard de cette obligation légale pour  les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés au 1er janvier 2018 pour ceux qui les  enregistrent  au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse .